INTRODUCCIÓN.
Las
Organizaciones tienen que evolucionar cuando su misión general y sus objetivos
son demasiado grandes para que los acometa una sola persona. La organización
debe contar con un método sistemático para determinar que empleados van a
desempeñar una función o tarea que haya que cumplir. La piedra angular de
organización son los trabajos que hacen los empleados. Y estos trabajos ofrecen
a la vez un medio para coordinar y enlazar las actividades de la organización
que son necesarias para su buena marcha. Estudiar y entender los trabajos a
través del Análisis de Puestos es una parte vital de todo programa de ARH.
El análisis de puestos arroja las
respuestas a preguntas como las siguientes;
¿Cuánto
tiempo se requiere para realizar las tareas importantes?
¿Qué
tareas se agrupan y pueden considerarse en un trabajo?
¿Cómo
se diseña o estructura un puesto para mejorar el desempeño de quien lo ocupa?
¿Qué
comportamientos se requieren para desempeñar el tranajo?
¿Qué
persona por sus características y experiencias es la mas adecuada para el
puesto?
¿Cómo aprovecha la info.
Del análisis de puestos para los programas del departamento de RH?VOCABULARIO DEL ANÁLISIS DE PUESTO.
Muchos
de estos términos los usan indistintamente personas que no conocen el análisis
de puestos; pero el experto los aplica con mas exactitud para evitar con
exactitud problemas y malos entendidos. Las leyes federales y estatales imponen
la exactitud en el uso de los términos. Es importante que el gerente de RH los
utilice de manera congruente con esa legislación.
Las siguientes definiciones concuerdan
con las que dan en Estados el Servicio de Empleo de Admon. De Personal:
Análisis
de Puestos:
Proceso deliberado y sistemático para reunir info; sobre aspectos laborales
importantes de los puestos.
Descripción
de Puesto: Resultado
principal del análisis de puesto. Es un resumen escrito del puesto como una
unidad identificable de la organización.
Especificación
del Puesto: Explicacion
escrita de los conocimientos, destrezas, rasgos, y otras características
necesarias para el buen desempeño de un puesto.
Tareas:
Serie
acumulada y ordenada de elementos de trabajo con que se genera un resultado.
Posición:
Responsabilidades
y deberes realizados por un individuo. En una Organización hay tantas
posiciones como empleado.
Puesto:
Grupo de
posiciones con deberes semejantes.
Familia
de Puestos: Grupo
de dos o mas puestos que tienen deberes semejantes.
ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS.
El análisis de puesto
comprende varias etapas, que se resumen en la figura 6.2. como se aprecia en la
figura, en el proceso se asume que el análisis de puestos se realiza en una
empresa con operaciones en marcha, es decir, en una organización que ya está
funcionando, a diferencia de una empresa nueva.
APLICACIONES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS.
Los gerentes y
especialistas de RH, asi como los administradores en general, saben bien que un
análisis de puestos tiene muchas utilidades.
De
esta lista se desprende que la utilidad del análisis de puestos abarca todo el
dominio de las actividades de ARH.
QUIEN REALIZA EL ANÁLISIS DE PUESTOS.
Parte
de la planeación consiste en elegir cuidadosamente a las personas que
realizarán el análisis. Si una organización necesita solo de manera esporádica
la información del análisis de puestos, puede contratar un analista temporal
externo; otras empresas tienen empleados expertos de tiempo completo y algunas
empresas más recurren a los supervisores o a los titulares de los puestos para
reunir la información del análisis.
Quien
quiera que acopie la información, debe entender completamente a las personas, los
puestos y el sistema total de la organización. También debe tener conocimientos
considerables sobre el flujo esperado del trabajo en la compañía.
El
analista de puestos tiene que elegir los mejores métodos y procedimientos para
realizar el análisis. Para adquirir conocimientos útiles sobre la estructura y
los procesos de la organización hay dos diagramas especialmente provechosos. En
un organigrama se presentan las relaciones entre departamentos y unidades de la
empresa; también se declaran las funciones en línea.
El
diagrama de procesos se indican las relaciones reciprocas de los puestos. Así,
mas que únicamente mostrar las relaciones estructurales entre los títulos de
los puestos, el diagrama de procesos muestra el flujo de las actividades y el
trabajo que se requiere para generar un producto o servicio
EL USO DE LOS ORGANIGRAMAS.
ORGANIGRAMA:
Gráficas
de organización o cartas de organización
los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal
de una organización, que muestran las interrelaciones, las funcione, los
niveles existentes dentro de ella.
Existen
tres formas de representar los organigramas:
1.-Vertical:
en la que los niveles jerárquicos que dan determinados de arriba abajo.
2.
Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
Hay cuatro métodos básicos para recolección de información del análisis de puestos:
*Observación: Se acude a la observación
directa de los puestos que requieren actividades manuales, estandarizadas y que
son de ciclo breve. El analista de puestos debe observar a una muestra
representativa de individuos realizar el trabajo. La técnica de observación
requiere que el analista este capacitado para centrarse en los comportamientos
pertinentes del trabajo. Al realizar una observación, el analista debe estorbar
lo menos posible y situarse fuera del paso para no impedir la realización del
trabajo.
*Entrevistas: Por lo regular se entrevista
a los titulares al tiempo que se les observa. Las entrevistas son la técnica
que mas se usa para reunir datos de análisis de puestos; por medio de ellas el
analista tiene oportunidad de hablar en persona con los titulares y éstos
pueden hacerle preguntas a aquél, situación que se presta para que el analista
explique como se aprovecharán los conocimientos y la información que se
adquiera en el análisis. Las entrevistas se hacen a un solo titular, a un grupo
o a un supervisor enterado del puesto. Por lo regular se formulan preguntas
estructuradas para poder comparar las respuestas de individuos o grupos.
*Cuestionarios: Son un método menos caro de
reunir información. Es un medio eficaz de reunir grandes volúmenes de
información en tiempos breves, el FIAP comprende preguntas concretas sobre el
trabajo, las condiciones laborales y el equipo.
-Hágalo
tan breve como sea posible.
-Explique
para que sirve el cuestionario.
-Hágalo
sencillo.
-Pruebe
el cuestionario antes de aplicarlo.
*Diario o bitácora del titular del puesto:
Es un registro que asientan los titulares de los deberes de su puesto, su
frecuencia y la ocasión en que se cumplen. Esta técnica requiere que el titular
lleve un diario o registro; desafortunadamente, la mayor parte de las personas
carecen de la disciplina para ese cometido.
TÉCNICAS CUANTITATIVAS ESPECÍFICAS.
Análisis de la descripción de funciones.
El análisis funcional de puestos (ADF) es el resultado acumulado de aprox. 50 años de investigación en el análisis y la descripción de puestos. El interés de un ADF es establecer un lenguaje común para describir con precisión una gran cantidad de puestos de manera que puedan ser reproducidos confiablemente por otros expertos.
En el ADF se asume que es posible describir los puestos con tres relaciones básicas del titular con su trabajo. Para completar las tareas de un puesto, el trabajador debe relacionarse físicamente con sus "cosas", aplicar sus facultades intelectuales para procesar "datos" y tratar con "personas". Estos tres componentes de un puesto forman la base de una descripción preparada con el ADF.
Hay programas de computo para calificar las puntuaciones del CAP en siete dimensiones:
1) toma de decisiones
2) comunicación
3) responsabilidades sociales
4) ejecución de actividades especializadas
5) actividades físicas
6) operación de vehículos o equipos
7) procesamiento de información
Estas calificaciones permiten elaborar perfiles de los trabajos analizados y la comparación de los puestos
- Ventajas: Se usa y se investiga mucho. La evidencia disponible indica que es una técnica eficaz para diversos propósitos. Es confiable porque hay pocas discrepancias entre las calificaciones que hacen los analistas de los mismos puestos. Es una buena manera de delimitar diferencias en las capacidades requeridas para desempeñar los trabajos.
- Desventajas: Requiere tiempo y paciencia para completarlo. Debido a que no se describen actividades laborales concretas, las conductas manifestadas en el trabajo pueden distorsionar diferencias reales de las tareas
Cuestionario de descripción de puestos administrativos
.
El CDPA es una lista de verificación de 208 reactivos relacionados con los asuntos y responsabilidades de los gerentes. Está diseñado como una descripción exhaustiva del trabajo gerencial y está diseñado a servir en la mayoría de los medios industriales. La CDPA se divide en 15 secciones:
- Información general.
- Toma de decisiones.
- Planeación y organización.
- Administración.
- Control.
- Supervisión.
- Consulta e innovación.
- Contactos.
- Coordinación.
- Representación.
- Vigilancia de los indicadores comerciales.
- Calificaciones generales.
- Conocimientos, habilidades y competencias.
- Organigrama.
- Comentarios y reacciones.
Aunque el ADF, CAP y CDPA están destinados a examinar una amplia gama de puestos, también reciben atención muchos otros métodos de análisis cuantitativo de los puestos. El cuestionario métrico común (CMC) que llena el titular, es un instrumento de análisis de puestos con varias posibles ventajas sobre otras medidas.
DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACIONES DE PUESTOS.
La descripción de puestos es uno de los principales
resultados de un análisis sistemático de puestos. Es una explicación por
escrito de lo que implica ese puesto. En los últimos años numerosos cambios han
incrementado la necesidad de tales descripciones: 1) la cantidad inaudita de
restructuraciones que han ocurrido en las organizaciones, 2) la necesidad de
implantar formas nuevas y creativas de motivar y remunerar a los empleados, 3)
el ritmo acelerado con el que la tecnología altera los entornos de trabajo, y
4) nuevas y rigurosas normas gubernamentales de las prácticas de empleo.
No hay un formato uniforme para la descripción de
puestos. Sin embargo, la descripciones útiles y bien escritas llevan la
siguiente información:
Título del puesto. El nombre del puesto y otros
datos de identificación, como la clasificación de salario y prestaciones.
Resumen. Uno o dos enunciados breves de la finalidad
del puesto y los resultados que se esperan de los titulares.
Equipo. Enunciado claro de las herramientas, equipo
e información que se requieren para realizar bien el trabajo.
Ambiente. Descripción de las condiciones de
trabajo, la ubicación del puesto y otras características pertinentes del
entorno laboral inmediato como peligros y nivel de ruido.
Actividades. Descripción de los deberes,
responsabilidades y comportamientos de puesto.
La especificación del puesto evoluciona a partir de
la descripción. La especificación del puesto es útil particularmente como guía
del reclutamiento y la selección.
Debe determinarse sistemáticamente qué habilidades,
conocimientos o capacidades se requieren para realizar un trabajo. R. J. Harvey
ofrece los siguientes lineamientos para definir las características que deben
incluirse en una especificación de puestos:
Todas las tareas del trabajo deber ser
identificadas y calificadas según su importancia mediante técnicas sólidas de
análisis de puestos.
Un grupo de expertos, titulares o supervisores debe
especificar las destrezas necesarias para realizar cada una de las tareas
identificadas.
Hay que calificar la importancia de cada destreza.
Se debe identificar cualesquiera otras
características necesarias para desempeñar el puesto.
Cada destreza identificada tiene que vincularse con
las tareas del puesto.
Equilibrio entre trabajo y familia en el diseño del
puesto.
Hoy en día las organizaciones prestan más atención
y dirigen más recursos a ayudar a los empleados a equilibrar las exigencias del
trabajo y la familia. Ha surgido la tendencia, si bien no tan acusada como se
creía, de que algunas empresas tratan de cumplir con las necesidades de
empleados diferentes ofreciendo esquemas flexibles de trabajo, como:
El puesto compartido. Es un esquema de trabajo en
el que dos o mas empleados se dividen las responsabilidades, horarios y
prestaciones de un trabajo.
Los horarios flexibles. Son otro esquema de trabajo
en el que los empleados deciden cuando se presentan en la oficina.
El trabajo a distancia. Se refiere al esquema en el
que se permite a los empleados trabajar en su casa parte o todo el tiempo. La
conexión y la comunicación con la oficina se hace por medio de teléfono, fax y
computadora.
Empresas favorables a la familia están actuando
para atraer, motivar y retener empleados con diversas necesidades fuera del
trabajo, pero tienen que considerar tres temas importantes al crear e implantar
estas opciones de trabajo flexible. En primer lugar, hay que esforzase por
abrir estos programas a todos los empleados. En segundo lugar, para producir un
cambio no basta que anuncie los programas el director ejecutivo. En tercer
lugar, las organizaciones deben estar atentas a las leyes que tengan que ver
con la creación y manejo de las políticas de los esquemas flexibles de trabajo.
Anexo: Video sobre El analisis de Puestos.
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